[TF stud. init]

Kontaktdaten
Wir benötigen zum Versand der Mail die Kontaktdaten einer Ansprechperson, welche unten in der Rundmail angegeben werden. Diese umfassen Name, Einrichtung, Mailadresse und optional eine Telefonnummer. Möchtet ihr als Mailadresse einen Mailverteiler benutzen, achtet bitte darauf, dass die Empfänger*innen des Mailverteilers über die Rundmail informiert sind!

Zweisprachigkeit
Alle Mails sollen vollständig zweisprachig (deutsch/englisch) verfasst werden, auch Einladungen zu deutschsprachigen Veranstaltungen. Wir fordern dies, damit auch Studierende englischsprachiger Studiengänge die Möglichkeit haben, schnell erkennen zu können, ob die angekündigten Inhalte für sie relevant sind.

Format
Schickt uns den Text der Mail und den Betreff bitte als Plaintext-„.txt“-Datei. Textformatierungen, anklickbare Links oder eingebundene Bilder in den Mails sind nicht vorgesehen. Möchtet ihr auf eure Website hinweisen, schreibt die Internetadresse bitte im Text aus („http://tf.fau.de“). In der Wahl von Sonderzeichen zur Hervorhebung könnt ihr selbst kreativ werden.

Bearbeitungsdauer
Bitte schickt uns euren Mailentwurf eine Woche vor dem spätestmöglichen Versanddatum, um uns Zeit zur Bearbeitung und für eventuelle Rückfragen zu geben.

Geschlechtergerechte Sprache
Wenn ihr alle Studierende anschreiben möchtet, achtet bitte darauf, dass ihr alle Geschlechter ansprecht. Statt nur „Studenten“ kann beispielsweise „Studierende“, „Studis“, „Studenten und Studentinnen“, „Studentinnen und Studenten“, „Student*innen“, „StudentInnen“ oder „Student_innen“ geschrieben werden.

Anhänge
Damit wir mit den Rundmails keine Postfächer verstopfen, können Mailanhänge nicht mitversendet werden. Möchtet ihr auf z.B. einen Flyer hinweisen, ladet die Datei bitte auf eurem eigenen Webserver oder bei einem File-Sharing-Anbieter hoch, und schreibt den Link darauf mit in die Rundmail.

Häufigkeit und Relevanz
Einer der Gründe weshalb die Mails auf den Verteilern der Uni von vielen Studierenden nicht gelesen werden, ist, dass das Mailaufkommen zu hoch ist. Wir möchten deshalb die Anzahl der Mails auf diesem Verteiler so gering wie möglich halten. Wenn ihr Teil einer größeren Hochschulgruppe seid, fasst die Informationen zu euren Veranstaltungen beispielsweise in monatlichen Newslettern zusammen. Als Obergrenze gilt pro versendender Einrichtung:

eine Mail pro Woche (in 7 Tagen),
zwei Mails pro Monat (z.B. zwischen 5. April und 5.Mai) und
vier Mails in drei Monaten (analog).

Achtet darauf, dass keine Informationen doppelt versendet werden und dass jede Mail inhaltlich von Relevanz ist. Auch bei flüchtigem Überfliegen soll der Mehrwert der Mail über bisherige Informationen klar erkennbar sein, um nicht den Eindruck unnötiger Werbung zu erwecken. Im Zusammenhang mit Großveranstaltungen dürft ihr unabhängig von diesen Regelungen eine zusätzliche Rundmail versenden. Welche Veranstaltungen dazu zählen, liegt in unserem Ermessen. Bitte beachtet, dass wir keine Mails verschicken, die bereits über andere Mailverteiler der Universität, Fakultät, eines Departments oder eines Studiengangs an Studierende verbreitet wurde oder noch verbreitet werden soll.

Externe Werbung
Wir möchten keine Werbung für externe Unternehmen über den Verteiler für studentische Initiativen [TF stud. Init.] veröffentlichen. Darunter verstehen wir unter anderem Veranstaltungen, bei denen Kontaktdaten von angemeldeten Teilnehmer*innen an kommerzielle Dritte weitergegeben werden, und Veranstaltungen bei denen wir nur wenig Eigenengagement erkennen können.

Wenn ihr Rundmails zu Angeboten versenden wollt, an denen externe Dritte inhaltlich oder anderweitig beteiligt sind, bei denen wir Werbung zum Zweck der Kundenbindung vermuten könnten, bitten wir euch, das Angebot auf unserer nächsten Sitzung vorzustellen, und uns darzulegen, weshalb es nur in Kooperation mit dem externen Anbieter möglich ist.

Ob wir eure Mail versenden, ist dann eine Einzelfallentscheidung. Bei zukünftigen vergleichbaren Angeboten mit derselben externen Firma ist es in der Regel nicht notwendig, das Angebot erneut vorzustellen.

[TF Extern]

Über den Verteiler [TF extern] können uni-externe Akteure Mails zu Angeboten versenden lassen, an denen sich die Studierenden beteiligen können. Dies können gemeinnützige oder staatliche Angebote sein sowie solche, die sich auf die Fortbildung in Ingenieurwissenschaften beziehen (z.B. Exkursionen, Werksführungen, Wettbewerbe und Jobmessen). Ob ein solches Angebot schlussendlich per Rundmail beworben wird, liegt dennoch stets im Ermessen der versendenden Einrichtung (z.B. SSC, FSV, etc.).
Explizit nicht erwünscht sind Umfragen sowie Angebote von Finanz- und Versicherungsdienstleistern. Weiterhin können nach Entscheidung der versendenden Einrichtungen Angebote wie z.B Angebote der Agentur für Arbeit oder Angebote von gemeinnützigen Firmen, Vereinen und Initiativen (z.B. Blutspende, Fortbildungen) versendet werden.

Desweitern gelten wie beim [TF stud. init] Verteiler die gleichen grundlegenden Regeln:

• Alle Mails sollen vollständig zweisprachig Deutsch / Englisch verfasst werden.
• Wenn ihr alle Studierende anschreiben möchtet, achtet bitte darauf, dass ihr alle Geschlechter ansprecht.
• Damit wir mit den Rundmails keine Postfächer verstopfen, können Mailanhänge nicht mitversendet werden.
• Einer der Gründe weshalb die Mails auf den Verteilern der Uni von vielen Studierenden nicht gelesen werden, ist, dass das  Mailaufkommen zu hoch ist. Daher kann jede Akteur maximal zwei Mail pro Semester versenden